Het Ministerie van Binnenlandse Zaken van het Verenigd Koninkrijk (VK) neemt belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat werkgevers klaar zijn voor de komende eVisa-overgang.
Een eVisa is een digitaal dossier van iemands immigratiestatus, toegankelijk via een online UK Visas & Immigration (UKVI) account.
Het vervangt fysieke documenten zoals biometrische verblijfsvergunningen (BRP’s), stempels met natte inkt in paspoorten en vignetten.
In plaats daarvan zullen visumhouders hun status online beheren, wat naar verwachting het verificatieproces voor werkgevers en werknemers zal vereenvoudigen.
In augustus 2024 begon het ministerie van Binnenlandse Zaken via e-mail contact op te nemen met werkgevers met sponsorvergunningen.
De e-mail verschafte essentiële informatie over hoe deze verandering hun bedrijf en personeelsbestand zal beïnvloeden en hoe ze zich hierop moeten voorbereiden.
Volgens het ministerie van Binnenlandse Zaken “krijgen bijna alle nieuwe visumaanvragers vanaf de herfst van 2024 een eVisa”.
Degenen die nog steeds fysieke documenten gebruiken, moeten een UKVI-account aanmaken om toegang te krijgen tot hun eVisa.
Impact van overgang naar eVisa op werkgevers
Deze eVisa-overgang vereist dat werkgevers de manier veranderen waarop ze de immigratiestatus van hun werknemers verifiëren.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken raadt aan om gebruik te maken van de online recht-op-werk-service, waarbij werknemers hun werkgever een deelcode moeten geven.
Deze code wordt gebruikt om hun recht om in het Verenigd Koninkrijk te werken te verifiëren via het eVisa-systeem.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken verzekert werkgevers echter dat fysieke documenten geldig blijven tot 31 december 2024.
De middelen voor de overgang naar eVisa omvatten een eVisa Partner Pack.
Dit pakket bevat “model e-mails, factsheets en gidsen om werkgevers te helpen deze veranderingen aan hun werknemers door te geven”.
Werknemers moeten een UKVI-account aanmaken
Werknemers die afhankelijk zijn van fysieke documenten zoals BRP’s moeten een UKVI-account aanmaken om toegang te krijgen tot hun eVisa.
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft een speciale eVisa overgangspagina opgezet met gedetailleerde instructies voor het aanmaken van een UKVI account.
Het bevat ook instructies over het online beheren van hun immigratiestatus.
In april begon het ministerie van Binnenlandse Zaken contact op te nemen met mensen met een BRP om hen uit te nodigen een UKVI-account aan te maken.
Vanaf augustus kunnen alle houders van een BRP nu een UKVI-account aanmaken zonder uitnodiging van het Home Office.
Shara Pledger, een specialist op het gebied van bedrijfsimmigratie bij Pinsent Masons, benadrukte dat werkgevers naleving door werknemers moeten aanmoedigen.
Hoewel individuen uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de overgang naar hun eVisa, hebben werkgevers een cruciale rol om ervoor te zorgen dat de recht-op-werk controles consequent worden bijgewerkt.
Voordelen en uitdagingen van eVisas voor werkgevers
De overstap naar eVisas belooft voordelen zoals minder papierwerk en meer gemak.
Het brengt echter ook uitdagingen met zich mee, vooral voor werkgevers met een groot, divers personeelsbestand.
Werkgevers moeten zorgvuldig plannen om ervoor te zorgen dat de immigratieregels worden nageleefd en om verstoringen van hun activiteiten te voorkomen.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft verschillende eVIsa-overgangsmiddelen online beschikbaar gesteld om werkgevers te helpen.
Dit omvat “begeleidingsvideo’s en gedetailleerde informatie over het beheren van digitale immigratiestatusgegevens”.
Werkgevers worden ook aangemoedigd om op de hoogte te blijven door belangrijke webpagina’s te bookmarken om toegang te krijgen tot de meest recente informatie.
Voorstanders uiten hun bezorgdheid over de overgang naar het eVisa-systeem
De overgang naar het eVisa-systeem heeft geleid tot bezorgdheid onder migrantenvoorstanders, vooral over het strakke tijdschema voor de implementatie.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken streeft ernaar om de overgang naar het eVisa-systeem tegen het einde van 2024 te voltooien, wat minder dan vijf maanden van nu is.
Veel betrokkenen hebben het gevoel dat het tijdschema overhaast is, waardoor er weinig ruimte is voor onvoorziene uitdagingen.
Daarnaast zijn er meldingen van technische problemen met het UKVI-platform, wat de overgang zou kunnen bemoeilijken.
Zowel werkgevers als werknemers zijn bezorgd dat deze problemen kunnen leiden tot moeilijkheden bij het verifiëren van de immigratiestatus.
Als ze hun immigratiestatus in het VK niet kunnen bewijzen, kunnen ze niet aantonen dat ze recht hebben op verblijf, huur of overheidsgeld.
Dit zal vooral lastig zijn voor degenen die nog moeten overstappen op een eVisa en niet op de hoogte zijn van de beleidswijziging.
Veel voorstanders vrezen dat kwetsbare groepen de overgang naar een eVisa pas zullen ontdekken wanneer ze hun immigratiestatus niet kunnen bewijzen.
Dit kan zijn wanneer ze niet terug kunnen keren naar het Verenigd Koninkrijk na een reis naar het buitenland of wanneer ze geen toegang hebben tot hun voordelen, zoals gezondheidszorg.
Velen maken zich ook zorgen over de mogelijke gevolgen voor mensen die geen toegang hebben tot internet of moeite hebben met de digitale verschuiving.
Aanbevelingen voor een soepele overgang naar eVisa
De overgang naar eVisa in het Verenigd Koninkrijk betekent een belangrijke verschuiving in de manier waarop de immigratiestatus wordt beheerd en geverifieerd.
Voorstanders hebben er bij het ministerie van Binnenlandse Zaken op aangedrongen om zich te concentreren op de overgang naar het eVisa-systeem en het tijdschema aan te passen.
Dit zal ervoor zorgen dat miljoenen mensen met een Britse immigratiestatus effectief kunnen overstappen op eVisa.
Sommigen stelden ook voor om eVisas aan te vullen met een digitale streepjescode, een technologie die andere landen al gebruiken.
Dit zou handig zijn voor mensen die niet technisch zijn en voor het geval het UKVI-platform uitvalt.
Experts adviseren werkgevers om hun personeel aan te moedigen zo snel mogelijk een eVisa account aan te maken en hun UKVI gegevens up-to-date te houden.
Migranten die begin 2025 op reis gaan, moeten alternatieve bewijzen van hun Britse immigratiestatus bij zich hebben, zoals e-mails met besluiten van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Zowel werkgevers als werknemers moeten zich proactief voorbereiden op deze veranderingen.